These days millions of people in Europe need to adjust to a completely new reality due to the necessity of self-quarantine. Many of them have to find a new way to work, operating from home. This task, although it seems fairly easy (especially if you have never tried it), can and does create many issues. I happen to know all about it, as I have been self-employed and working mostly from home since late 2014. Today I would like to share over 5 years of my experience with all of you who struggle to make things as smooth as possible, keeping your productivity as high as it can be, despite the circumstances.

 

Jak dobrze pracować z domu? 10 najlepszych porad na czas domowej kwarantanny

 

W ostatnich dniach miliony ludzi w Europie i na świecie zmuszone są do przystosowania się do konieczności wprowadzenia domowej kwarantanny. Śmiem twierdzić, że większość z nich chce, lub musi, przestawić się na pracę zdalną i to nie na dzień, dwa, a na szereg tygodni. I mimo, że to zadanie z pozoru wydaje się łatwe (szczególnie dla ludzi, którzy tego nigdy na dłuższą metę nie próbowali), może okazać się dość dużym wyzwaniem. Coś o tym wiem, gdyż od jesieni 2014 roku mam własną firmę i pracuję w dużej mierze właśnie z domu. Dziś podzielę się z Wami moim doświadczeniem zdobytym na przestrzeni ponad 5 lat, abyście mogli jak najłatwiej przestawić się na dobrą i efektywną pracę z domowego centrum dowodzenia.

 

 

 

1

First – do not panic (it’s not brain surgery and anyone can learn it), but on the other hand – do take it seriously. It can and probably will be a challenge. It’s not a holiday, and you will have to work in an environment that can often be quite distracting. Think of it as learning a new skill (because it is one). Once the quarantine period is over, you will be able to say that you’ve mastered a new competence.

 

Po pierwsze – nie panikuj (to nie jest operacja na otwartym sercu i każdy się tego może nauczyć), ale z drugiej strony nie bagatelizuj wyzwania. Nie zawsze będzie lekko, bo to nie urlop, a praca i to w warunkach, które nie zawsze sprzyjają skupieniu. Pomyśl o tym jak o nauce nowej umiejętności. Do czasu gdy kwarantanna się skończy i będzie można wrócić do biura, Ty posiądziesz nowe kompetencje.

 

 

 

2

Prepare ahead of time, preferably a day before. I have found it absolutely most efficient to create a TO-DO list for the coming day in the evening before (at the latest). I note down all the assignments in the most logical order, however, I put the ones that I am least fond of – on top of my list. This way they get done first and it gets me in a better mood instantly – from now on it can only get better!

 

Przygotuj się zawczasu, najlepiej dzień przed. Osobiście lubię zrobić sobie listę zadań “na jutro” pod koniec każdego dnia pracy (najpóźniej w przeddzień wieczorem). Zapisuję sobie wszystkie punkty w jak najbardziej logiczny sposób, z czego te, które najmniej lubię staram się ustawiać jako pierwsze. Następnego dnia, gdy odznaczam je jako wykonane, od razu jestem w lepszym nastroju i od tej pory może być już tylko łatwiej.

 

 

 

3

Get up (the usual time!) and get ready. Make the bed, take a shower and change your pajamas into “work clothes”. This doesn’t necessarily have to be your regular office attire, but make sure that it’s not your “time off clothing”. Work is work and what you wear does mean a lot for your productivity as it makes you mentally ready for the things that you need to do. Plus, you will be so glad you changed when a sudden video call occurs!
As for things like breakfast, do as you are used to. If normally you only grab a coffee and rush out of the door, there is no need to change that now and start with breakfast that will probably last for way longer than it should. On the contrary, if you’re used to eating first thing in the morning, don’t omit breakfast. Have what you usually get, but do not celebrate your breakfast too long. 15 min is totally enough to enjoy a sandwich or some cornflakes with your morning coffee.

 

Wstań (o zwykłej porze!) i przygotuj się do…pracy. Pościel łóżko, weź prysznic i koniecznie zmień piżamę na ubranie “robocze”. Nie mam na myśli stroju korpo, ale uwierz mi, warto ubrać to, co nie kojarzy Ci się z odpoczynkiem. Praca to praca, a w rozciągniętym t-shircie i wypchanych dresach trudno poczuć się “kompetentnym” i zmotywowanym do wykonania pewnych zadań. Dodatkowo, podziękujesz sobie za to,  jeśli przytrafi się nagły video call.
Jeśli chodzi o inne poranne zwyczaje to rób dokładnie to co zawsze. Jeżeli zwykle wybiegasz z domu do biura tylko o kawie, teraz tego nie zmieniaj – zrób sobie kawę i siadaj do pracy, w przeciwnym razie nowy zwyczaj powolnego śniadanka rozwali system. Jeśli jednak zawsze najpierw zjadasz śniadanie, teraz nie zmieniaj tej reguły. Daj sobie kwadrans na poranny posiłek i kawę, a potem zabieraj się za swoją listę zadań.

 

 

 

4

Pick the right spot. It is quite important that it’s not associated with your time off. If you do not have a dedicated home office, try to make some working space where there is good light and not too many distractions. A dining table is an option as well, but – for the purpose of working, choose a different place from the one where you normally eat. It is something that my husband does all the time. We have assigned eating places/chairs that are fixed at all times. When Andrzej works, he takes a different spot (and a different chair!) at the table and instantly “feels at work”. At the end of the day, when we have a family dinner together, he’s “off work” again, sitting at his usual spot. Additionally, f you have a chair with armrests, it would be perfect for work purposes, but generally, pick the one that feels most comfortable.

 

Wybierz odpowiednie miejsce do pracy. Nie powinno Ci się ono kojarzyć z czasem wolnym. Jeśli nie masz w domu wydzielonej przestrzeni na domowe biuro, poszukaj miejsca, gdzie będzie dobre światło i nie za wiele rozpraszaczy. Stół też się nada, ale – dla celów służbowych, wybierz sobie inne miejsce, niż to które zwykle zajmujesz przy posiłkach. To patent mojego męża. Normalnie każdy z domowników ma stałe miejsce przy stole. Kiedy Andrzej zaczyna pracować, wybiera sobie inne miejsce (i inne krzesło!), niż to, które nierozerwalnie kojarzy mu się z posiłkiem w gronie rodziny. W ten sosób desygnuje sobie odrębne miejsce do pracy, a wieczorem, przy kolacji, znów czuje się “w domu”. Idealnie jest mieć do pracy krzesło z podłokietnikami, ale jeśli takiego nie posiadasz, wybierz to najbardziej wygodne.

 

 

 

5

NEVER work from bed. This is your sacred place. Do not “contaminate it” with your work assignments and job-related problems. And I would lie if I wrote that I have never ever worked from my bed, but this only happens under very special conditions and very rarely. For now, we just want to equip you with the best work strategies for the time being. Starting with making exceptions is a bad idea, believe me.

 

NIGDY nie pracuj z łóżka. To jest Twoje święte miejsce, nie “zanieczyszczaj go” pracą i jej problemami. I tak, skłamałabym pisząc, że nie zdarzyło mi się zrobić wyjatku od tej reguły, jednak ja sama “pracuję z łóżka” niezmiernie rzadko i przy ściśle określonych zasadach. Teraz chcę Ci przekazać najlepsze rady dotyczące efektywnej pracy z domu i zaczynanie od robienia wyjątków jest złym pomysłem.

 

 

 

6

Turn off all non-job related notifications as you work. The fact that you’re working FROM HOME does not mean that you are AT HOME. Well, it does, but you know what I mean. If you want to get your job tasks done fast and well, make it your general rule, and again – no exceptions. Consequently, once you’re done for the day, turn off all the work-related messages. Every. Single. Day.

 

Na czas pracy wyłącz wszystkie powiadomienia nie związane z tym co robisz. To, że pracujesz Z DOMU, nie znaczy, że jesteś W DOMU. To znaczy technicznie tak, ale wiesz o co chodzi. Jeśli chcesz pracować dobrze – szybko i efektywnie, weź to sobie do serca i znów – nie rób wyjątków. Co więcej, ta reguła działa w dwie strony – kiedy skończysz pracę, wyloguj się z niej – praktycznie i mentalnie. Wyłącz powiadomienia o służbowych mailach – masz wolne. I tak codziennie.

 

 

 

 

7

Put on some music or some “background noise”.  I know that for some people quiet TV works well, and for some reason many of them recommend scientific or geographic channels, running quietly in the background. This, however, does not work for me. What we do here at home, is we put on jazz (almost always Jazz Groove). It is only instrumental music and it allows us to focus entirely on the work tasks as it does not grab any of our attention. This is also why I don’t recommend any channels with news or other distractive info (even if they only serve news once per hour). When I need to be super focused, I use headphones with noise-cancellation.

 

Włącz muzykę, lub inny dźwięk w tle. Wiem, że są ludzie, którzy bardzo chwalą sobie włączony telewizor. Wielu z nich poleca kanały przyrodnicze lub naukowe, które sączą ciche dżwięki w oddali. Ja nie mogę tego polecić, bo u mnie się to nie sprawdza. Pracując w naszym domu zawsze włączamy jazz (prawie wyłącznie stację Jazz Groove). Jako, że grane są tam wyłącznie utwory instrumentalne, możemy się bez problemu skupić na pracy, a nie na “odgłosach z radia”. Z tego samego powodu nie polecam żadnych kanałów informacyjnych, ani nawet takich które oferują wiadomości raz na godzinę – to może bardzo wybijać z rytmu pracy, zupełnie niepotrzebnie. W chwilach, kiedy potrzebuję wyjątkowego skupienia, zakładam słuchawki z funkcją noise-cancellation.

 

 

 

 

8

Work in blocks. It is one of the most important things to divide work into smaller portions and take care of the tasks in groups. As mentioned before, I try to plan the least fun stuff for the morning, if possible. When I can see that a chunk of work is done and my head does start to slow down or I get easier distracted, I take a break. And here comes another IMPORTANT part. Breaks are not for house chores! They are for disconnecting with work-related stuff. Get up, make yourself a cup of coffee and read a single article in your favorite magazine, go out on a balcony and take a few deep breaths, maybe do some gentle exercise. Now it’s also a great moment to walk the dog (all dogs must be so very happy for all that quarantine thing and having you at home all the time!)

For those of you who think they are smarter and will use their breaks for home-related tasks, I have bad news. Let’s assume that you LOVE to sort laundry and truly enjoy starting the washing machine, hence you obviously think that it’s a GREAT idea to do it in your break. Well, once you will get back to your busy worklist, this machine will stop in the LEAST appropriate moment and require emptying when you least expect it. So trust me – you do not want to do it. It might be ok for when you have a perspective of working a couple of days from home, but not when we have weeks (upon weeks) of home-office ahead of us. Now it’s all about setting up a good routine. If you will focus on work and limit all distractions, you will be able to “get off work” much faster do all your washing, cleaning and tidying right after. Based on years of experience ;)

 

Pracuj blokami. Podziel zadania na mniejsze grupy i skupiaj się na nich pojedynczo. Tak jak wspomniałam, sama staram się ustalać sobie mniej przyjemne zadania na rano (jeśli to tylko możliwe). Kiedy blok zadań jest wykonany, albo kiedy czuję, że głowa trochę zwalnia, robię przerwę. I tu znów WAŻNA sprawa. Przerwy nie są na domowe obowiązki! Wykorzystaj je na odcięcie się od pracy i relaks, choćby najkrótszy. Zrób sobie kawę i przeczytaj krótki artykuł w ulubionej gazecie, wyjdź na balkon i weź kilka głębszych oddechów. To też świetny moment na krótkie wyjście z psem (któremu Twoja kwarantanna z pewnością bardzo się podoba).

Jeżeli myślisz, że przechysz system, bo w czasie przerw zajmiesz się sprzątaniem i praniem, mam dla Ciebie złą wiadomość. Zakładając, że uwielbiasz sortowanie prania i nastawianie pralki, oczywiście możesz to zrobić w chwili przerwy, ale pomyśl… Ta pralka skończy program dokładnie wtedy, kiedy najmniej Ci będzie pasowało jej opróżnienie i jak nic wybije Cię z rytmu. Takie drobne “oszustwa” mogą się sprawdzić jeśli pracujesz z domu wyjątkowo, przez parę dni, ale my mówimy o tygodniach pracy zdalnej. Tu chodzi o wyrobienie sobie najlepszych nawyków. Im szybciej skończysz pracę na dziś, tym szybciej zrobisz pranie i całą resztę. Mam to obcykane.

 

 

 

 

9

Don’t forget to eat! I know it is tempting just to get carried away when you have that great swing and feel that you are working at the speed of light, but remember, all long races require fuel breaks. Make sure that at least every 3-4 hours you eat something nutritious. Normally, you would most probably go to a nearby place and order your favorite lunch set, but for now, it’s not possible. Again – it’s all about routine and planning. It is a good idea to prepare some easy snacks ahead of time, on the evening before. A quick salad that you can throw together in no time, a rye-bread sandwich that can be made within a couple of minutes or a slice of banana bread with nuts works great. And please, remember to drink enough liquids – coffee is important but it’s far from enough. For the time being our favorite drink is this ginger and lemon infusion that we sip throughout the day.

 

Nie zapominaj o jedzeniu! Wiem, że czasem kuszące jest nie odrywać się od pracy jak najdłużej, szczególnie jeśli czujesz, że masz przypływ pomysłów, ale pamietaj – wszystkie długie wyścigi wymagają uzupełniania paliwa. Dlatego przynajmniej co 3-4 godziny zrób przerwę na zjedzenie czegoś pożywnego. Możliwe, że zwykle wychodzisz do pobliskiej restauracji na “zestaw lunchowy”, ale teraz to odpada. Radzimy sobie sami i znów – kluczową rolę ogdrywa planowanie. Warto dzień wczeniej upewnić się, że w trakcie pracy będziesz w stanie zjeść coś wartościowego – szybko przyrządzona sałatka, kanapka z razowego pieczywa czy kawałek ciasta bananowego z orzechami będzie w sam raz. Pamiętaj też o płynach. Sama kawa nie wystarczy – wręcz przeciwnie. My ostatnio zamiast wody popijamy taki napar – zachęcam do wypróbowania.

 

 

 

 

10

Make it clear for all the entire household that you are WORKING.
I saved one of the biggest things for last. As a mom of 3, I could really write a book about it. It is crucial that your children understand that the fact that you’re sitting with your laptop sipping coffee does NOT mean that you’re available for them. And this is super difficult, probably most difficult of all. My kids were 8, 6 and 3 when I started working from home, now they are almost 14, 12 and 9 and still we happen to have “issues”. When it happens, I need to firmly reset the boundaries and make it clear that I AM AT WORK. Surprisingly, it gives me the most problems with my oldest, and I do struggle with it more or less EVERY DAY.

When the schools got closed last Thursday and all kids were sent home, we did have a serious conversation with our children about all that is happening, the importance of staying at home and how it was not just some extra holidays. We also asked them to HELP us, in the way that we will be able to carry on with working from home while they are in the apartment as well. Understanding is the key and I really think it made a difference. As I am writing this, girls are at their room, Olaf is in his, and Andrzej is having a video call with our business partners in Denmark. It can all be done! In a couple of days I will come back with another post, on my advice for all the parents that need to work from home, so stay tuned :)

 

Upewnij się, że wszyscy domownicy wiedzą, że PRACUJESZ.
To chyba najtrudniejsze zadanie, a jako mama trójki dzieci wiem na ten temat baaaardzo dużo. To niezmiernie ważne, żeby dzieci zrozumiały, iż fakt, że siedzisz z laptopem i popijasz kawę NIE ZNACZY, że jesteś dla nich dostępna/dostępny. To bardzo skomplikowana sprawa, nie ukrywam. Kiedy zaczynałam pracować z domu, moje dzieci miały 8, 6 i 3 lata, a za chwilę skończą 14, 12 i 9, a my wciąż miewamy starcia z powodu pracy w domu. Kiedy się przytrafiają, staram się wyraźnie, po raz kolejny nakreślić zasady i granice, aby zrozumieli, że JESTEM W PRACY. O dziwo, najtrudniej przyjmuje to mój syn, który jest najstarszy i w sumie codziennie mamy tę dyskusję na nowo.

Kiedy w zeszły czwartek zamknięto szkoły, a dzieci zostały w domach, przeprowadziliśmy z nimi poważną, długą rodzinną rozmowę. Wytłumaczyliśmy dlaczego to ważne, aby teraz zostać w domu, jak i to, że to nie są wakacje. Poprosiliśmy ich otwarcie o POMOC, abyśmy mogli codziennie przez kilka godzin skupić się na pracy, podczas gdy wszyscy jesteśmy w mieszkaniu, bez mozliwosci wyjścia. Zrozumienie i komunikacja to podstawa. Kiedy to piszę, dziewczynki są u siebie, Olaf u siebie, a Andrzej w naszej sypialni – bierze udział w video spotkaniu z partnerami z Danii. Wszystko się da pogodzić, jeśli trzeba. Za parę dni napiszę Wam o moich paru patentach na pracę w domu skierowanych do wszystkich rodziców w podobnej sytuacji jak nasza.

 

 

 

 

I hope you enjoyed my longer than usual post and can benefit from my experience. If you should have any additional advice, please share.
I am sending the best energy and thoughts to all of you who find this new situation a bit too much to handle. You can do it, I am sure of it!

 

Mam nadzieję, że moje porady okażą się pomocne. Jeśli macie swoje sposoby na pracę z domu, którymi chcielibyscie się podzielić, piszcie koniecznie. Wysyłam mase pozytywnych wibracji do tych z Was, którzy jeszcze nie do końca się odnaleźli w nowej sytuacji. Dacie radę, jestem pewna!

 

 

copyright Kasia Rutkowiak | My Full House | any unauthorized use prohibited